Keep it simple

Voor veel mensen is de vakantie weer voorbij en zit je weer achter je laptop met een overvolle Postvak IN. En misschien is dit bij jouw wel standaard het geval, omdat je tijd tekort komt, de mails nog niet afgehandeld zijn of om andere redenen. Helemaal niet erg, maar een overvolle inbox kan wel voor enige onrust zorgen.

Simpel
Onderstaand een aantal tips voor een legere inbox, uiteraard naar eigen inzicht en gebruik in te richten. En om te voorkomen dat je meerdere keren opnieuw een zelfde mail opent om te kijken welke actie er moet volgen.

Maak vier mappen aan in je mailprogramma en noem ze bijvoorbeeld IN BEHANDELING, ACTIE, ARCHIEF en NIEUWSBRIEVEN.

– Zet in IN BEHANDELING de mails waarop je een reactie verwacht of die informatie bevatten die later relevant wordt.

– Gebruik ACTIE voor mails die tijd kosten om te beantwoorden, en plan bij voorkeur dagelijks een moment om hieraan te kunnen werken. Je kan deze map indien gewenst nog onder verdelen in actie SPOED en actie GEWOON.

– Verplaats mails met informatie die terugvindbaar moet zijn naar de map ARCHIEF.

– Stuur met een vooraf ingestelde regel nieuwsbrieven naar de map NIEUWSBRIEVEN. Klik rechts op een mailtje om in het contextmenu de optie ‘ regel maken’ te vinden. Stel hier vervolgens in welke mail van welke afzender in welke map geplaatst moet worden.

– Overige mails handel je direct af of gooi je weg. Zo simpel kan het zijn!

Mails herkenbaar maken
Een andere handigheid is het toevoegen van een notitie aan een mail, zodat je snel kunt zien wat er moet gebeuren.

Markering
Je kunt door middel van een vlaggetje je mail een kenmerk geven. Klik je op het vlaggetje in Postvak IN dan krijgt de mail een standaardmarkering. Zo geef je zelf een titel aan het vlaggetje in Outlook:

Ga met je rechtermuisknop op vlaggetje staan in Postvak IN
Kies voor Aangepast
Geef de markering een naam, begindatum en einddatum
Zet een vinkje als je een reminder wilt

Pas het onderwerp aan
Dubbelklik op de mail om hem te openen
Geef een kenmerk aan het onderwerp
Klik op kruisje en geef aan dat je wijzigingen wilt opslaan

Type een bericht in de mail
Dubbelklik op de mail om hem te openen
Klik op Acties en kies Bericht bewerken
Pas de mail aan en klik op kruisje en sla wijzigingen op

Voeg een notitie toe aan de mail
Maak een notitie in Outlook
Klik op Acties en kies Bericht bewerken
Sleep de notitie in het bericht, sluit bericht en kies wijzigingen bewaren

SUCCES… en volgende keer meer